(Hình ảnh: Hoạt động niêm phong tài liệu cơ quan, đơn vị cấp huyện)

    Công tác niêm phong tài liệu được xác định là một giải pháp nghiệp vụ quan trọng, góp phần quản lý chặt chẽ khối tài liệu hiện có tại các cơ quan, đơn vị đang trong quá trình sắp xếp lại tổ chức bộ máy. Đây cũng là bước chuẩn bị cần thiết để đảm bảo việc bàn giao, tiếp nhận tài liệu diễn ra đúng quy trình, phục vụ tốt công tác bảo quản, khai thác và sử dụng sau này.

(Hình ảnh: Hoạt động niêm phong tài liệu cơ quan, đơn vị cấp huyện)

    Ngay sau khi nhận được chỉ đạo từ Bộ Nội vụ, UBND tỉnh Quảng Bình và Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh đã xây dựng kế hoạch cụ thể và phối hợp với các phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố tiến hành:

    - Xác định danh sách các cơ quan, đơn vị thuộc diện sắp xếp, tổ chức theo kế hoạch của cấp có thẩm quyền;

    - Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ của các cơ quan liên quan về quy trình thống kê, lập danh mục hồ sơ và chuẩn bị niêm phong, xác nhận số lượng và tình trạng hồ sơ, tài liệu;

    - Tổ chức Đoàn công tác đến trực tiếp tại các địa phương để phối hợp thực hiện việc kiểm tra hiện trạng, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối tài liệu chưa được chỉnh lý, chỉnh lý sơ bộ và tài liệu đã chỉnh lý cần bảo quản tập trung.

    Trung tâm đặc biệt chú trọng đến việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và tài liệu lưu trữ. Việc niêm phong tài liệu được thực hiện tại chỗ, có sự chứng kiến và ký xác nhận của đại diện các cơ quan, đơn vị có tài liệu được sắp xếp, thống kê, niêm phong xác nhận số lượng hồ sơ tài liệu và phòng Nội vụ đảm bảo khách quan, công khai, minh bạch. Mỗi khối hồ sơ, tài liệu sau khi niêm phong đều được gắn mã niêm phong, số ký hiệu và ghi rõ thông tin về cơ quan hình thành, loại hình tài liệu, thời gian, và tình trạng, số lượng.

    Dưới sự chỉ đạo sâu sát, kịp thời và hiệu quả của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình, công tác tổ chức thực hiện đã được triển khai nghiêm túc, đúng quy trình và đạt kết quả tốt. Sau gần một tháng tổ chức thực hiện (Từ ngày 05/6/2025 – 30/6/2025) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình đã hoàn thành việc thống kê và niêm phong với một khối lượng lớn tài liệu. Cụ thể:

 

    - Tổng số lượng tài liệu được thống kê, đóng gói, niêm phong xác nhận số lượng tình trạng tài liệu: 8.555 thùng, bao, hộp tương đương 6.844 mét tài liệu;

 

    - Tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lưu trữ trong hộp chuyên dụng: tổng 10.772 hộp tương đương 1.346 mét;

 

    - Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 361 hộp tương đương 39,5 mét.

 

    Công tác niêm phong tài liệu không chỉ là một nhiệm vụ mang tính nghiệp vụ, mà còn thể hiện trách nhiệm và vai trò quan trọng của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc tham mưu, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động lưu trữ trên địa bàn, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ.

 

 

    Để hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, đội ngũ viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã nêu cao tinh thần trách nhiệm, làm việc khẩn trương, khoa học và tận tụy. Các lưu trữ viên không ngại khó khăn, hướng dẫn, hỗ trợ, thậm chí làm việc cả ngoài giờ hành chính để đảm bảo tiến độ công việc.

 

    Tinh thần chủ động, đoàn kết, chuyên nghiệp và ý thức trách nhiệm cao của tập thể Trung tâm đã góp phần quyết định vào việc hoàn thành nhiệm vụ theo đúng yêu cầu, tiến độ và chất lượng đề ra, bên cạnh đó cũng có sự phối hợp tích cực từ các Phòng Nội vụ, các bộ phận lưu trữ cơ quan đơn vị tại địa phương đã góp phần quan trọng vào thành công chung của đợt công tác này. Đây cũng là tiền đề để bảo tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu, học tập và giáo dục truyền thống cho các thế hệ sau.

 

    Một số Hình ảnh: Hoạt động niêm phong tài liệu cơ quan, đơn vị cấp huyện.

 

 

 

 

 

 

    Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh gặp một số khó khăn như: Tình trạng tài liệu tại các Phòng chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chưa được chỉnh lý, xử lý nghiệp vụ; Hồ sơ tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều. Việc thống kê, tập kết, niêm phong tài liệu song song với việc tăng cường giải quyết dứt điểm các nhiệm vụ chuyên môn trước khi kết thúc hoạt động đơn vị hành chính cấp huyện nên có một số Phòng chuyên môn lập danh mục thống kê hồ sơ, tài liệu chưa đảm bảo quy định hướng dẫn, còn chậm trễ, các thành viên của 02 Đoàn phải trực tiếp hỗ trợ làm ảnh hưởng phần nào đến thời gian, tiến độ niêm phong.

 

    Trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Quảng Trị (mới) sẽ tiếp tục phối hợp với các cơ quan chuyên môn và địa phương tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc quản lý và bảo vệ tài liệu hành chính – hướng đến xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả, hiện đại.

 

Trần Thị Anh Trâm

Phó Trưởng phòng HCTH