Điều 1. Vị trí, chức năng
1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình; có chức năng tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Trung tâm chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Sở Nội vụ.
3. Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng để hoạt động theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình dài hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ, báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình đã được phê duyệt.
2. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của địa phương theo quy định của pháp luật: Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu; ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu; tổ chức giải mật tài liệu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; thực hiện cung cấp dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ.
3. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về hoạt động của Trung tâm theo quy định.
4. Có trách nhiệm quản lý về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc của Trung tâm; quản lý hồ sơ, thực hiện việc bố trí, sử dụng, quản lý và thực hiện các chế độ, chính sách đối với viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp của Giám đốc Sở Nội vụ.
5. Có trách nhiệm quản lý về tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy định của pháp luật hiện hành.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và do Giám đốc Sở Nội vụ giao.

---------------------------------------------------------------------------------------
Ngày 09/01/2023 Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình đã ban hành Quyết định số 01/QĐ-TTLTLS, quy định Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Bình.
1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp
a) Chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp là tổ chức chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi tắt là Trung tâm) có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Trung tâm thực hiện công tác thông tin, tổng hợp, phục vụ các hoạt động của lãnh đạo Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác; công tác nội bộ của Trung tâm gồm: tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; kế toán - tài chính; tổ chức, hành chính, quản trị, nhân sự; thi đua, khen thưởng, tổ chức hoạt động dịch vụ của Trung tâm theo đúng quy định của nhà nước.
b) Nhiệm vụ
Tham mưu lãnh đạo Trung tâm các nhiệm vụ sau:
- Phối hợp với các phòng thuộc Trung tâm giúp Giám đốc trình Sở Nội vụ các chương trình, kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác lưu trữ lịch sử; xây dựng trình Giám đốc Trung tâm ký ban hành các chương trình, kế hoạch công tác chung hàng năm, dài hạn của Trung tâm; tham mưu xây dựng Đề án Vị trí việc làm, tổ chức bộ máy, công tác cán bộ; các Quy chế làm việc, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế dân chủ, Quy chế quản lý và sử dụng tài sản, công cụ, dụng cụ và các nội quy, quy định khác; tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, nội quy, quy chế đó.
- Quản lý nhân sự, hồ sơ viên chức, nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP và Nghị định 161/2018/NĐ-CP của Chính phủ theo thẩm quyền; ký kết hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động; thanh toán lương hàng tháng, chi vượt khoán, làm thêm giờ, các chế độ chính đối với viên chức, người lao động… đúng quy định.
- Ghi biên bản các cuộc họp của Trung tâm, lãnh đạo cốt cán; Thông báo kết luận của Lãnh đạo Trung tâm sau cuộc họp theo yêu cầu của Lãnh đạo Trung tâm;
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan lĩnh vực bảo hiểm, công đoàn: trích và đóng bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn…); báo tăng, giảm khi có biến động về nhân sự; thực hiện chế độ ốm đau, thai sản cho viên chức, người lao động.
- Quản lý kinh phí và tài sản công của Trung tâm theo quy định nhà nước; mua sắm vật tư văn phòng, máy móc, thiết bị văn phòng và các tài sản khác nhằm phục vụ công tác cho viên chức, nhân viên trong cơ quan khi được lãnh đạo Trung tâm đồng ý; quản lý vật tư, văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ; quỹ tiền mặt.
- Hướng dẫn, theo dõi, tổng hợp công tác Thi đua - Khen thưởng trong nội bộ Trung tâm.
- Thực hiện công tác phòng, chống cháy, nổ; bảo vệ cơ quan; bảo vệ bí mật nhà nước tại Trung tâm.
- Thực hiện nhiệm vụ thông tin, tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt động của Trung tâm, của Phòng phục vụ lãnh đạo Trung tâm, tổng hợp, báo cáo tình hình chung của Sở Nội vụ.
- Quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan bảo mật, khuôn dấu của cơ quan; Tiếp nhận, in ấn tài liệu, văn bản và gửi công văn đi, lưu công văn đi và đến.
- Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách của cơ quan; phục vụ các hội nghị, hội thảo, tập huấn và các buổi làm việc do Trung tâm tổ chức; vệ sinh môi trường công sở.
- Phối hợp với Công đoàn Trung tâm đề xuất lãnh đạo Trung tâm (hoặc được lãnh đạo uỷ quyền) Thăm hỏi động viên viên chức, nhân viên và một số đối tượng khác khi có việc ốm đau, hiếu, hỷ.
- Phối hợp với Phòng Bảo quản – Tra cứu in sao, chứng thực và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Trung tâm giao
2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thu thập – Chỉnh lý
a) Chức năng
Phòng Thu thập - Chỉnh lý là tổ chức chuyên môn thuộc Trung tâm có chức năng giúp cho Lãnh đạo Trung tâm về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; thực hiện các hoạt động dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b) Nhiệm vụ
Tham mưu, giúp lãnh đạo Trung tâm thực hiện các nội dung sau:
- Tham mưu Sở trình UBND tỉnh ban hành và triển khai thực hiện các đề án, chương trình, kế hoạch về công tác thu thập tài liệu có giá trị, công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm có giá trị lịch sử về tỉnh Quảng Bình
- Xây dựng kế hoạch thu thập và lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục nộp lưu để đưa vào Lưu trữ lịch sử; sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm có giá trị lịch sử về tỉnh Quảng Bình.
- Chủ trì, phối hợp với cán bộ lưu trữ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thu thập hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục nộp lưu để đưa vào Lưu trữ lịch sử.
- Thẩm định hồ sơ tài liệu thuộc nguồn nộp lưu trình Lãnh đạo Sở quyết định phê duyệt danh mục tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
- Tổ chức hướng dẫn thủ tục và tiếp nhận hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định. Tổ chức công tác khảo sát sưu tầm, thu thập tài liệu quý hiếm có giá trị lịch sử về tỉnh Quảng Bình.
- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức theo kế hoạch của tỉnh, của Sở Nội vụ
- Tổ chức thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị theo kế hoạch của cấp có thẩm quyền đã phê duyệt; chỉnh lý tài liệu theo hoạt động dịch vụ đối với các đơn vị có nhu cầu.
- Thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác thu thập, chỉnh lý, dịch vụ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Trung tâm giao.
3. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Bảo quản - Tra cứu
a) Chức năng
Phòng Bảo quản - Tra cứu là tổ chức chuyên môn thuộc Trung tâm có chức năng tham mưu giúp Lãnh đạo Trung tâm thực hiện công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; tu bổ, số hóa tài liệu; giải mật tài liệu; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.
b) Nhiệm vụ
Tham mưu, giúp lãnh đạo Trung tâm thực hiện các nội dung sau:
- Tham mưu Lãnh đạo Sở trình UBND tỉnh ban hành và triển khai thực hiện các đề án, chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, phát huy giá trị tài liệu như: lưu trữ tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ điện tử; số hóa; tu bổ bồi nền; công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Đề xuất đầu tư trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.
- Thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; phòng, chống cháy, nổ, lụt, bão, mối, mọt; bảo vệ bí mật nhà nước tại Lưu trữ lịch sử.
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho công chúng qua các hình thức sử dụng tài liệu (dịch vụ công trực tuyến; phòng đọc, triển lãm…; lập danh mục từng loại tài liệu để phục vụ việc khai thác, sử dụng.
- Thống kê, giải mật, công bố sử dụng rộng rải tài liệu lưu trữ đối với tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện tu bổ, bồi nền phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp tại Lưu trữ lịch sử.
- Thực hiện Lưu trữ điện tử; Số hóa tài liệu và cập nhật dữ liệu vào phần mềm lưu trữ; Sao lưu, bảo quản thường xuyên và đúng quy cách tại Lưu trữ lịch sử.
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ liên quan đến bảo quản, phát huy giá trị tài liệu và lưu trữ điện tử theo quy định.
- Thống kê, báo cáo, kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Trung tâm giao./.