Theo đó nội dung yêu cầu thứ nhất đó là: Thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, cụ thể:
- Việc quản lý toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
- Việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động;
- Việc bảo quản tài liệu và cơ sở dữ liệu trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy;
- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy;
Thứ hai: Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Thứ ba: Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.
Thứ tư: Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Theo Công văn này Bộ Nội vụ đã nêu rõ nhiệm vụ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Sở Nội vụ; Lưu trữ lịch sử; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; Lưu trữ cơ quan; Công chức, viên chức, người lao động; Đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống;
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để được hướng dẫn, hỗ trợ nghiệp vụ./.
Tân Dân